LVI-numeron hakeminen
LVI-numeron haku voidaan aloittaa kahdella tavalla, joko suoraan hakemuslomakkeella tai esitäytetyn Excel hakemuslomakkeen avulla. Seuraavassa käydään läpi miten hakemus tehdään hakemuslomakkeen avulla.
Hakemuksen käynnistys
Hakemus käynnistetään "Hakemukset" välilehdeltä "Uusi hakemus" kohdasta.
Toiminto luo ns. tilauskorin ja avaa tilauslomakkeen. Lomake koostuu Näyttö-, Lomake- ja Tilauskorialueesta. Uusi hakemus avaa lomakealueen, johon tuotetiedot voidaan syöttää.
Uusi tuote voidaan luoda tilauskoriin, joko täyttämällä tyhjä lomake ja tallentamalla se tilauskoriin tai kopioimalla aikaisempi aktiivituote näyttöalueelta.
Hakemuslomakkeen täyttö
Tuotteelle tulee ensin valita tuoteryhmä ja tuoteluokka. Hallintapalvelun tuotelistauksesta voidaan katsoa mallia aikaisemmista omista tuotteista. Aikaisempia omia tuotteita voidaan myös katsoa näyttöalueelta. Jos kyseessä on täysin uusi tuote, voidaan tuoteryhmä ja tuoteluokka katsoa myös julkaisupalvelusta LVI-INFObase ja siellä olevista toisten toimittajien vastaavista tuotteista tai kysyä rekisterinhoitajalta. Nämä kentät ovat hierarkkisia siten että tuoteryhmän valinnan jälkeen avautuu lista sallituista tuoteluokista. Tuoteluokan valinnan jälkeen avautuu lista sallituista tuotenimistä.
Tuotenimi tulee valita tarjotuista tuotenimistä mutta jos sopivaa tuotenimeä ei löydy, voidaan lisätä uusi tuotenimi valitsemalla listan lopusta "Lisää uusi tuotenimi...". Avautuvaan ikkunaan syötetään uusi tuotenimi.
Tämän jälkeen valitaan tuotteelle tuotemerkki ja tarvittaessa tuotesarja. Myös nämä kentät ovat hierarkkisia eli tuotemerkin valinnan jälkeen avautuu lista tuotesarjoista. Listoissa on aikaisempien aktiivituotteiden tuotemerkit ja tuotesarjat.
Mikäli halutaan lisätä uusi tuotenimi tai tuotesarja valitaan kenttään "Lisää uusi ..." vaihtoehto joka avaa ruudun johon uusi tieto voidaan lisätä.
Tuotteelle täytetään edelleen tuotekoodi eli toimittajan tuotekoodi ja tarkenne. Tarkenne kenttään tulee tuotteen lisätiedot kuten mitat, materiaali, väri ym. tarvittava tieto. Tuotteelle voidaan myös antaa ns. kauppanimi joka on vapaamuotoinen tuotteen nimen ja kuvauksen yhdistelmä.
Lomakkeen oikealla puolella on tuotteen lisätiedot. LVI-numero kenttään voidaan ehdottaa tuotteen LVI-numero. Kentän vieressä olevalla "Muut numerot" painikkeen avulla tuotteelle voidaan myös antaa muiden pohjoismaitten tuotetunnisteet. Nämä eivät kuitenkaan vielä ole varsinaisessa käytössä. EAN-numero kenttään tulee syöttää tuotteen EAN-numero.
Mikäli omaa EAN-numerosarjaa ei ole voidaan tuotteelle ottaa EAN-numero LVI-numero Oy:n EAN-numerosarjasta painamalla "LVI EAN" painiketta. EAN-numero tulee tällöin tuotteelle vastaanottohyväksynnän jälkeen kun rekisterinhoitaja on antanut tuotteelle LVI-numeron.
Tuotteelle valitaan tämän jälkeen Alkuperämaa ja syötetään 8 merkin pituinen tullikoodi. Tuotteelle valitaan myös käyttö ja myyntiyksikkö.
Mikäli yksiköt eivät ole samat, tulee niiden välinen muunnoskerroin syöttää Muunnoskerroin kenttään.
Julkiselle tuotteelle valitaan tarvittaessa myös Ennakkojakelupäivämäärä ja Julkaisupäivämäärä.
Ennakkojakelupäivämäärä määrittelee sen milloin tieto tuotteesta välittyy tukkuliikkeille ja julkaisupäivämäärä sen milloin tuote näkyy julkaisupalvelussa.
Tuotteelle syötetään myös vähintään yhdet pakkaustiedot. Pakkaustyyppi voidaan valita listasta sallittuja pakkaustyyppejä. Pakkauksen mitata, paino ja tilavuus syötetään niille varatuille kentille.
Tuotteelle voidaan myös syöttää lisää pakkaustietoja klikkaamalla "Lisää uusi pakkaus" tekstiä. Tämä avaa edellisen pakkaustiedon alle uuden rivin, johon pakkaustiedot voidaan syöttää.
Tuotteelle tulisi lisätä myös vähintään yksi ns. Webkuva eli pienikokoinen tuotekuva. Tuotekuva lisätään painamalla "Liitetiedot" alueella tiedostonimi kentän "Selaa" painketta ja valitsemalla esille tulevasta ikkunasta liitettävä tuotekuva.
Tuotekuvan tulee olla joko jpg, gif tai png muotoinen. Tuotteelle voidaan myös lisätä muita liitteitä klikkaamalla "Lisää uusi liitetieto" tekstiä, jolloin lomakkeelle avautuu uusi liitetiedostorivi. Uudelle liitteelle valitaan liitteen tyyppi "Tiedostotyyppi" kentästä.
Kun kaikki kentät on täytetty, tallennetaan lomake "Tallenna Tilauskoriin" painikkeella.
Seuraava tuote voidaan luoda, joko edellisellä tavalla tyhjälle lomakkeelle tai kopioimalla edellinen tuote. Kopiointi tapahtuu siten että avataan tilauskorin tuote näyttöalueelle klikkaamalla tuoteriviä ja painamalla näyttöalueella "Kopioi lomakkeelle" painiketta. Tämä kopioi tuotteen kaikki tiedot ja liitetiedot lomakkeelle.
Uusi tuote aktiivituotteesta
Uusi tuote voidaan myös luoda aikaisemmasta aktiivituotteesta. Tämä tehdään siten että avataan näyttöalue ja syötetään esim. aktiivituotteen LVI-numero tai osa LVI-numeroa vertailutuotekenttään. Haku listaa näyttöalueelle tuotteet jotka täsmäävät haun kanssa.
Listan tuote saadaan kokonaan esille klikkaamalla tuoteriviä, jolloin tuote avautuu näyttöalueelle.
Painamalla "Kopioi lomakeelle" painonappia saadaan tuotteen kaikki tiedot kopioitua lomakkeelle. Lomake näyttää punaisella otsikolla puuttuvat pakolliset tiedot.
Lomakkeelle kopioidut tiedot tulee muuttaa uuden tuotteen mukaiseksi ja vaihtaa tuotteen EAN-numero. LVI-numero kenttään tulee joko ehdottaa uuttaa vapaata numeroa tai poistaa osa numeroa ja siten ehdottaa numeron alkuosaa. Muutosten jälkeen lomake tallennetaan "Tallenna Tilauskoriin" painikkeella.
Kun tilauskori on valmis eli se sisältää kaikki tuotteet, joille halutaan LVI-numero ja kaikki tarvittavat tuotetiedot on tallennettu tuotteille oikein eli tuoterivien kohdalla on vihreä pallo, voidaan tilauskori lähettää rekisterinhoitajalle tarkistettavaksi. Lähetys suoritetaan painamalla "Lähetä kori" painiketta.
Toimenpide ei varsinaisesti lähetä koria, ainoastaan muuttaa sen tilan "Keskeneräinen" tilasta "Käsittelyssä" tilaan, jossa rekisterinhoitaja voi tarkistaa ja hyväksyä korin. "Lähetä kori" painike avaa "Lisää kommentti" ikkunan, johon voi kirjoittaa viestin rekisterinhoitajalle.
Tilauskorin lähetyksen jälkeen rekisterinhoitaja käsittelee hakemuksen ja jos kaikki tiedot ovat kunnossa hän myös antaa numerot ja hyväksyy tilauksen. Hyväksymisen yhteydessä järjestelmä lähettää sähköpostin tilauskorin luojalle. Sähköposti sisältää ohjeet tilauksen vastaanotto hyväksyntää varten ja ns. url-linkin, jonka avulla tilauskori voidaan helposti avata. Tilauskorin vastaanottohyväksyntä suoritetaan siten että tilauskori avataan ja tarkistetaan onko tuotetiedot oikein. Tarkistuksen jälkeen painetaan "Hyväksy hakemus" painiketta.
Painike avaa "Lisää kommentti" ikkunan johon voidaan tarvittaessa kirjoittaa rekisterinhoitajalle kommentti. Vastaanottohyväksynnän jälkeen tuotteiden LVI-numerot ovat käytettävissä ja tuotteet näkyy julkaisupalvelussa tuotteille asetettuna julkaisupäivänä.
© 2012 LVI-numero Oy, Särkiniementie 3, 00210 Helsinki.
Puhelin: 010 4226 560. Fax: 010 4226 561. 